Qu’est-ce que l’onboarding ?
L’onboarding consiste à accueillir un nouveau collaborateur afin de faciliter son intégration en entreprise, d’un point de vue administratif mais aussi relationnel.
Il commence avant même le 1er jour du collaborateur dans l’entreprise, et se poursuit jusqu’à ce qu’il soit 100% opérationnel à son poste (6 à 9 mois environ). Ce n’est donc pas une étape à prendre à la légère !
Les étapes essentielles à la mise en place
L’objectif de l’onboarding est de fournir, au nouvel arrivant, les outils et les informations nécessaires afin qu’il se sente bien dès le 1er jour et de le rendre le plus rapidement possible efficace et opérationnel.
C’est également de lui proposer un parcours simple et organisé pour favoriser son intégration dans l’entreprise !
L’intégration fait partie du cycle de vie de votre collaborateur au même titre que le Crossboarding (mobilité interne) et l’offboarding (ou le départ de votre collaborateur).
Pourquoi il est important de soigner l’arrivée de son collaborateur ? Pour un Onboarding au Top, que faut-il faire ?
Etape 1 : Listez les actions à mettre en place
Pour ce faire, vous pouvez commencer par prédéfinir une liste d’actions concrètes pour impliquer la nouvelle recrue avant même son arrivée. Les professionnels de l’Onboarding en listent plus de 150, regroupant l’ensemble des aspects de l’intégration (Source : Harvard business review) !
Sans obligatoirement reprendre ces 150 actions, vous pouvez déjà prioriser celles qui vont vous permettre de créer une relation solide entre votre nouvel arrivant et son environnement de travail, ses collègues et le management. Vous pouvez commencer par :
- la préparation du matériel et de l’administratif,
- l’organisation de la présentation de l’équipe,
- en passant par la transmission du contenu à consulter et le livret d’accueil (valeurs, vision…),
- sans oublier le déjeuner de bienvenue, le rapport d’étonnement, le séminaire d’accueil… etc.
Etape 2 : Structurez votre process d’Onboarding
Les entreprises avec des processus d’Onboarding écrits ont amélioré de 62% la productivité de leurs collaborateurs sur les 6 premiers mois *. En effet, structurer ce process regroupant de nombreuses tâches à échéances différentes vous permet de ne pas passer à côté d’étapes importantes.
Ainsi vous pouvez organiser votre process par rapport :
- au temps d’intégration : J-X, Jour J, 1ère semaine, 1er mois, 3ème mois, validation de la période d’essai, 6ème mois etc…
- aux thématiques des actions effectuées :
• Dossier RH : transmission des documents administratifs, contrat, livret d’accueil etc…
• Relationnel : Welcome Kit, déjeuner d’équipe, présentation officielle, événement pour les nouveaux arrivants, choix du parrain/marraine et/ou du mentor etc…
• Formation aux outils : choix des référents sur les outils internes, plan de formation, transmission des process internes etc. - à la typologie de suivi de votre Onboarding : rapport d’étonnement, entretiens individuels, entretiens avec le manager direct etc..
Etape 3 : Digitalisez votre programme pour plus d’efficacité
Automatiser au maximum le processus d’intégration des nouveaux talents représente un gain de temps entre 10 et 20 heures par Onboarding*. Avec plus de 150 tâches recensées pour réaliser un Onboarding parfait, le processus à mettre en place et à suivre est donc assez chronophage !
La digitalisation de votre processus d’Onboarding peut vous aider en vous déchargeant, RH et managers, de toutes les tâches opérationnelles chronophages (avec, par exemple, une digitalisation des documents RH du collaborateur et la signature électronique).
A savoir : En-dessous d’un certain seuil, l’automatisation via un outil d’Onboarding n’est pas aussi critique, mais cela n’enlève pas la nécessité de structurer son Onboarding.
Plusieurs bonnes pratiques à garder en tête :
- Pensez à concevoir des parcours personnalisés (en fonction des métiers, départements, bureaux ou types de contrat). La personnalisation n’empêche pas de construire une base commune pour plus de rapidité.
- Impliquez le manager concerné avec une répartition des tâches (RH et manager) bien définie.
- Séquencez l’information délivrée de manière à pousser l’information au bon moment auprès du collaborateur.
- Rendez l’expérience plus vivante grâce l’interactivité et la gamification.
Onboarding et cooptation ?
La cooptation a pour avantage de faciliter l’intégration d’un nouveau collaborateur. En effet, du fait de la relation coopteur/coopté, le candidat aura déjà une connaissance de l’entreprise avant même son 1er jour. La solution Keycoopt permet notamment, grâce à la fonctionnalité du fil d’actualité, de présenter les nouveaux collaborateurs et de mettre en avant les duos coopteur/coopté.
Ainsi, le nouveau collaborateur est, dès le démarrage, embarqué dans le programme de cooptation de l’entreprise et les collaborateurs sont ainsi informés des réussites du programme.
